במשרד גדול יש מזכירה או רכז שמתעד כל שיחה חשובה, שולח סיכום, ומוודא שהכול כתוב איפשהו. עצמאי עושה הכול לבד - ובין השיחה עם לקוח אחד לשיחה עם הלקוח הבא, קל מאוד לאבד את הפרטים. "מה בדיוק סיכמנו?" הופכת לשאלה שחוזרת על עצמה שוב ושוב.
הבעיה: אין לכם מזכירה, אבל יש לכם אותם צרכים
עצמאי שמנהל עשרות שיחות לקוח בשבוע - קבלני שיפוצים, יועצים, סוכני ביטוח, עורכי דין קטנים - צריך בדיוק את אותו תיעוד שיש למשרד גדול: מי אמר מה, מתי, ובאיזה תנאים. אבל בלי צוות שעושה את זה בשבילו, התיעוד נשען על זיכרון או על פתק שנכתב חפוזה - ושניהם לא אמינים כשצריך אותם הכי הרבה.
הפתרון: תיעוד אוטומטי, בלי להעסיק אף אחד
בדיוק בשביל זה A.L Systems, בניהולו של אדיר לוי משדרות, בנתה את StopZkor - אפליקציה שמקליטה שיחות באייפון ונותנת לעצמאי את אותו רף תיעוד שיש למשרד עם צוות שלם:
- הקלטה אוטומטית לכל שיחה - בלי להפעיל שום דבר, בלי לזכור להקליט
- תמלול מלא מיד בסיום - כל מה שסוכם, כתוב ומוכן לחזרה אליו
- סיכום בוואטסאפ ללקוח - הלקוח מקבל אישור כתוב למה שסוכם, בלי שום עבודה נוספת
מה זה משנה בפועל
במקום לסמוך על הזיכרון כשלקוח מתקשר ושואל "מה בדיוק סגרנו", יש תשובה מדויקת תוך שניות. וכשיש אי-הבנה - יש גם הוכחה למה שבאמת נאמר, לא רק גרסה מול גרסה.
עסק קטן לא צריך להתפשר על תיעוד רק כי אין לו צוות גדול. הוא רק צריך כלי שעושה את זה אוטומטית.
למי זה הכי מתאים
לעצמאים ובעלי עסקים קטנים שמנהלים לבד את כל התקשורת עם הלקוחות - ורוצים את הביטחון של תיעוד מסודר, בלי להוסיף עוד משימה ליום העמוס ממילא.